Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a. Vfonds: Stichting Nationaal Fonds voor Vrede, Vrijheid en Veteranen, gevestigd te Utrecht;
- b. de klager: degene die een klacht indient en/of diens gemachtigde;
- c. klacht: uiting van onvrede betreffende een handeling of gedraging van Vfonds of van een onder de verantwoordelijkheid van Vfonds werkzame medewerker. Klachten kunnen zowel betrekking hebben op de dienstverlening als de fondswerving van Vfonds.
Artikel 2
Dit klachtenreglement kent de volgende doelstellingen:
- a. het recht doen aan de individuele klager;
- b. het bevorderen en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door Vfonds.
Artikel 3
Iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen bij Vfonds. Ook over de wijze waarop Vfonds of personen die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van Vfonds, (zich) in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of haar hebben gehandeld of (hebben) gedragen.
Artikel 4
Vfonds zorgt voor een behoorlijke behandeling van klachten.
Artikel 5
Tegen een besluit over de behandeling van een klacht kan geen beroep worden ingesteld.
Artikel 6
1. Als de klacht betrekking heeft op een handeling of gedrag jegens de klager en voldoet aan de vereisten zoals vermeld in het tweede lid van dit artikel, zijn de hierna volgende artikelen 7 tot en met 13 van toepassing.
2. Het klaagschrift is ondertekend en bevat ten minste:
- a. de naam en het adres van de indiener;
- b. de dagtekening;
- c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
Artikel 7
Zodra Vfonds naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze Klachtenregeling.
Artikel 8
Vfonds bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en verstrekt bij deze ontvangstbevestiging tevens informatie over de verdere procedure.
Artikel 9
De behandeling van de klacht geschiedt door de directeur-bestuurder van Vfonds indien de klacht betrekking heeft op het handelen of nalaten van een medewerker van Vfonds. Indien de klacht betrekking heeft op het handelen of nalaten van de directeur-bestuurder zal de klacht worden behandeld door de raad van toezicht. Tenminste éénmaal per jaar worden de ingediende klachten geëvalueerd en zal daar waar nodig het algemene beleid van Vfonds worden bijgesteld dan wel aangepast.
Artikel 10
1. Vfonds is niet verplicht de klacht in ontvangst te nemen als deze betrekking heeft op een handeling of gedrag:
- a. waarover al eerder een klacht is ingediend en die in overeenstemming met de artikelen 6 tot en met 13 is afgehandeld;
- b. die langer dan een half jaar geleden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
2. Vfonds is niet verplicht de klacht te behandelen als het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 11
- Vfonds stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid mondeling een toelichting te geven.
- Hiervan kan worden afgezien als de klacht kennelijk ongegrond is, of als de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van de mogelijkheid om een mondelinge toelichting te geven.
- Van het gesprek tussen de klager en Vfonds wordt een verslag gemaakt.
- Het verslag van het gesprek zal niet aan de klager ter beschikking worden gesteld. Wel heeft de klager het recht het verslag ten kantore van Vfonds in te zien.
Artikel 12
- Vfonds handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift.
- Vfonds kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Artikel 13
Vfonds stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt. Deze brief wordt ondertekend door de directeur-bestuurder van Vfonds alsmede indien van toepassing de voorzitter van de raad van toezicht.
Artikel 14
Het aantal ontvangen klachten wordt jaarlijks door Vfonds gepubliceerd in haar jaarverslag. Het betreft hier slechts het aantal, niet de inhoud of de conclusies van Vfonds. Publicaties van klachten zullen altijd geanonimiseerd plaatsvinden.
Artikel 15
De regeling wordt iedere vier jaar door Vfonds geëvalueerd. De laatste evaluatie heeft in november 2023 plaatsgevonden.
Artikel 16
Deze klachtenregeling treedt in werking per 1 december 2023 en vervangt alle voorgaande.